阿甘創業加盟: 加盟連鎖企業店務管理商品管理訂貨驗貨管理應對標準管理手冊

加盟連鎖企業店務管理商品管理訂貨驗貨管理應對標準管理手冊

阿甘創業加盟網針對商品管理訂貨驗貨管理，蒐集整理出，下列應對標準營運流程（Standard Operation Procedure，簡稱SOP）管理手冊，供創業者、開店商家特別是連鎖加盟業者參考。
一、訂貨管理計畫
加盟總部訂貨規畫
訂存貨數量應隨著商圈差異、季節變化、節慶假日周年慶、優惠促銷、銷售政策等作一彈性地調整。

訂貨計畫應照確實掌握顧客需求及商品銷售情況、商品安全庫存量、商品別訂貨週期、廠商配送週期、商品最小訂量與迴轉率等資訊來訂定訂貨規畫，才不致造成缺貨或存貨過多地情況產生。
加盟總部應制定品質審查作業程序及審核供應商所提出樣品、出廠證明、檢驗文件、試驗報告等並自行比對及抽驗。

加盟分店訂貨規定
加盟門市分店訂貨均須依盟總部進貨規定辦理；
主動整理出缺貨商品明細，完成訂貨準備；
門市分店必須向加盟總部或加盟總部指定廠商或提供供應商名單，採購原物料，禁止門市分店自行私自進貨門市分店；
向委外廠商訂貨，應依加盟總部進貨規定辦理，不可隨意更換進貨廠商，除事先徵得總部書面同意；
門市分店若有自行進貨，須貨比三家，在質量、價格、服務這三方面綜合考量；
門市分店自行購買的商品，貨品送達時應由店長簽收確認；
將進貨單整理好，依分類規定將進貨的日期、編號、價錢等都整理妥當。

二、缺貨防止及管理
　1、制定補貨標準，若是庫存有貨但未及時陳列的，應加強庫存管理和補貨頻率，尤其要特別注意熱銷商品應在營業尖峰前要先行補貨；
　2、應加強賣場巡視，建立安全庫存量表，掌握庫存動態，以防止商品賣完，商店又沒有及時訂貨；商品要固定位管理，隨時掌握進銷存系統的分析資料，並確立商品訂貨週期；
　3、已經訂貨，但商品未到，重新確定補貨點及調貨；對於重要商品，應提前訂貨；
　4、已經訂貨但訂貨量不足，重新擬定安全庫存量表；
　5、做好促銷活動前的準備工作，應按照活動計畫與預算，先行進貨庫存所預測的促銷數量，以防止商品銷售量突急劇大增；
　6、做好市場凋查工作，特別是電視媒體廣告商品，應快速引進，瞭解消費流行趨勢，密切關注熱銷商品的銷售發展狀況，以防止商品銷售量突急劇變化；
　7、消費者指名訂購某商品而商店缺貨，商店人員應向訂購者表示歉意，並做好缺貨登記，一旦貨到應立即通知顧客；
8、熱銷商品，每日檢查銷售狀況，且注意競爭同業銷售動態；
9、密切掌握天氣預測和其他特殊事件之發生，以調整訂貨數量應因市場可能需求變化。
三、損耗管理
店長必須明白
(1).控制損耗，就是在節流增加盈利。
(2).掌握了解店家損耗可能發生的原因。
1 訂貨、驗收和庫存管理不當或者庫存太高所造成的損耗
2 人員訓練不足操作不當，如供貨、搬運造成的損耗
3 處理商品過程不當所造成的損耗
4 設備器具使用不當所造成的損耗
5 供應廠商商品本身不良所造成的損耗
6 失竊或勾結員工所造成的損耗
7 未依正常作業程序執行所造成的損耗，如價格牌放置、標示錯誤、帳目檢查錯誤、商品有效期過期
8 顧客退換貨或轉貨間所造成的損耗
9 庫存環境不佳造成的損耗
10 停水、停電造成的損耗
11 天然或意外災害所產生的損耗
(3).針對上述損耗可能發生的原因，探討降低商品損耗的解決方法。
1.依庫存管理作業規範操作，做好商品先進先出庫存管理原則。
2.加強員工訓練。
3.維持適量庫存。
4.依工作手則及作業規範操作
5.強化進貨撿查，易偷竊損耗商品應放置於明顯處。
6.強化賣場巡邏任務
7.要求員工須依正常作業程序執行
8.降低顧客退換貨的發生機率
9.改善庫存環境
10.針對停水、停電做好預防措施及演練
11.針對天然災害做好預防措施及演練
四、驗貨管理
門市驗收應注意事項：
不可同時驗收多家廠商貨品；
避免在營業尖峰時段驗收；
商品不可直接入庫應在驗收專區先進行驗收；
應先辦理退貨再辦理進貨；
驗貨時退貨應交由送貨單位原車退回；
確認交貨單上的各項明細核對單據，保證貨品的數量、貨號、有效日期相符。
進貨驗收程序：
清點進貨種類數量 → 核對單據→檢查配備物品及文件證明→確認票據→ 簽收留存。
核對單據
(進貨驗收：產品品名、數量、規格、品質要與進補貨單進行核對及有效日期，拒收不符要求的商品) →

入庫驗收商品檢驗
有全檢和抽檢兩種商品檢驗方式，一般簽訂供貨協議或在合同中都有明確檢驗方式規定。商品驗收應包括：質量檢驗；包裝檢驗；數量檢驗；交貨期檢驗(有效日期)。→檢查配備物品及文件證明(商品保證書說明書、檢驗合格證書、手提袋、包裝紙、服裝罩袋等)→
確認票據→ 簽收留存。
　

以下是開店商家& 商品管理訂貨驗貨管理 相關經營實務經驗知識 --由阿甘創業加盟網提供

只要是開店行業，多多少少就會有進(補)貨及庫存問題

只要是開店行業，多多少少就會有進(補)貨及庫存問題，就算是老闆親自出馬、天天盯著，也會發生存貨資料輸入電腦建檔時輸入錯誤、從庫存中拿兩件登記成一件東西、或者忘記登記在存貨帳面資料上，因此店家業者需要透過定期盤點庫存數量與帳面紀錄是否相符合，來確認真正庫存數量。

阿甘創業加盟網建議創業者、開店商家，特別是加盟連鎖總部，一般來說，只要庫存管理得當和定期盤點做得確實，發生盤損或盤盈的機會自然就會降到最低。市場需求量大銷售速度快的商品或者是當紅流行商品，為避免發生缺貨情形，應視市場銷售成長比率調增存貨數量(稍高於成長比率)，但滯銷和季節性產品末期的商品，在存貨不易消化下，建議立即搭配促銷盡快換取現金且要停止或減量採購。另具有時效性的商品，要地確實執行「先進先出」庫存管理方式，也就是愈早進貨，就要愈先賣出，以免發生庫存貨過期浪費成本的報廢損失。

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(此照片與內文無關)

開店商家進貨管理庫存經驗談

只要店面一開始進貨後，庫存資金成本，倉庫成本，倉庫管理等庫存成本也會隨著開始產生。

然若商品單價不高，店家業者可以考慮多進一些(熱銷商品)庫存品，或將安全庫存量稍提高，以避免到時廠商因熱銷而造成缺貨，店家沒有商品可銷售的情況發生。

若商品單價高，則初開店創業店家應盡量和供貨商協調，若有客戶下訂單，再請供貨廠商出貨，雖然經營成本和進貨成本可能會增加不少，但卻可有效減少庫存及損耗，對資金不雄厚的店家而言，還是值得。

阿甘創業加盟網提醒創業者、開店商家經營業者特別是連鎖加盟業者，庫存管理上，出貨要以先進先出為原則。店家應避免因為生意好，而造成庫存不足或因為生意不好而造成商品過期等損失。

庫存不足或因為生意不好造成商品過期等損失

進貨庫存管理上，阿甘創業加盟網提醒創業者、開店商家經營業者特別是連鎖加盟業者，應避免因為生意好，而造成庫存不足或因為生意不好而造成商品過期等損失。

第一對進貨商採取以量制價以降低進貨成本，廠商送來的物料貨品要有檢驗有無損壞及是否數和量和質都合乎規格。

第二可以依照三個月~半年的平均銷售數量來制定安全庫存，貨品要有先進先出的管理原則，品質上才不會有問題。

第三利用abc庫存管理，找出冷門的商品，於較冷門的商品可做搭配暢銷商品或透過換購贈送促銷手法或是改變包裝方式降價包裝及商品陳列方式，盡速清光冷門的商品。

第四確實做到總量管控，定期檢查存貨與紀錄是否相符，隨時保持庫存數量在最正確的狀態，以達到降低庫存壓力做好進銷存管理。