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工作說明書撰寫實務案例及知識

工作說明書到底由誰來填寫職位工作分析最為妥當
工作說明書可以由不同職位的人來撰寫職位工作分析內容和責任範圍，到底該由誰來填寫，才可讓工作說明書得到最正確的職位工作分析資訊與品質？企業經營者不妨可參考下列優缺點分析：

1.人資填寫：

優點，人資專業程度可確保工作說明書在職位工作分析描述的精確品質上有很高的水準。
缺點，人資利用問卷調查，讓工作相關者填寫問卷，在各職務工作內容資訊搜集與整理的過程中，須耗費很大的工作量及時間。

2.各職務的直接主管或資深人員填寫：

優點，直接主管或資深人員因為專業管轄範圍的關係，填寫出的工作分析內容和責任範圍品質可達到對每一職位給予準確的定義和描述，在執行整合上所需花費的時間最少。
缺點，由於每一員工在工作資歷上對工作的體認與領悟有所差異，因經歷不同，而造成在分析描述工作說明上角度不同的差異。

3.各職務現職人員經由簡單說明後個別填寫：
優點，各職務現職人員對每一職位工作內容非常熟悉，可清楚地給予專業上的描述責任範圍。
缺點，由於分工的關係，每個員工工作內容重覆且簡單，各職務現職人員無法用文字或口語精確地描述分析工作內容。

4.各職務的現職人員個別填寫再由人資彙總整理：
優點，可兼顧前述不同方式的優點，可撰寫編出精確地工作說明書。
缺點，在溝通執行整合過程中，因有員工會過於誇大自己工作重要性，有員工不善表達，要花費較多時間、人力和物力，成本最高。

阿甘創業加盟網提醒開店商家業者特別是連鎖加盟業者，在實施工作說明書填寫職位工作分析方式的選擇上，應根據企業組織的現況與特性利弊、選擇最有利於企業執行的方法。
　


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以下工作說明書撰寫實務案例及知識
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工作說明書撰寫實務案例及知識(1) 工作說明書可清楚界定一份工作的職務、責任、工作條件及規範 每個職位皆應準備一份工作說明書，以清楚描述及界定一份工作的職務、責任、工作條件及規範。
為何要寫工作說明書？因為工作說明書至少可提供下列六個實質的益處：
(1)每位員工皆可從工作說明書上，清楚知道自己的工作的內容及績效標準。
(2)工作說明書，可清楚描述每個職位職掌所應掌握工作職責及工作量，瞭解工作內容是什麼（What）、為什麼要做（Why）、誰來做（Who）、什麼時間做（When）、在什麼地點（Where）、用什麼程序方法（How），以及要使用多少物質資源（How much）藉由5W2H以達到將工作合理分配，並消除工作內容重覆或責任模糊不清的地方。
(3)工作說明書可做為工作績效考核的基本資料，做為考核工作績效的依據。
(4)工作說明書可做為正確工作評價的基本參考資料。
(5)工作說明書可做為招募新進員工的基本要求標準。
(6)工作說明書提供每個職位職掌教育訓練需求的資訊。
　

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(此照片與內文無關)

工作說明書撰寫實務案例及知識(2)經營管理加盟連鎖體系不可缺工作說明書 加盟連鎖體系運做要順暢，鎖事非常繁且雜，因此加盟連鎖體系經營管理實務上最常出問題的地方，大多是在不知由誰管，由誰該負責的灰色地帶。
灰色地帶內某些事因分工後職責細分不清楚明確，不知由誰去負責，或是根本沒人去管，導致員工間爭功諉過外，出了問題沒有人願意承擔處理，只好由推也推不掉的老闆負責處理，加盟連鎖體系店務運作管理因此效率極低，最後也因此導致整體加盟連鎖體系工作士氣低落。
加盟實務上，加盟開店創業者不一定都有開店經驗或懂得管理，因此加盟總部必須安排加盟開店創業者參加加盟前教育訓練，傳授開店經驗和店務運作管理之道，不然對加盟店務運作及經營管理一定是低效率甚至是無效率而言。
所以阿甘創業加盟網建議創業者、開店商家經營業者特別是加盟連鎖體系經營管理者不僅要對加盟連鎖分店亦要對加盟總部，編寫好一套好一套的職務工作說明書。工作說明書應該清楚分工且明確寫出每一員工職掌及工作的內容及細節，註明每一份工作的負責人是誰，代理人又是誰，讓員工及彼此之間能夠清楚分工細節、明確知曉其職掌職責所在，才不會發生出了問題沒有人願意承擔處理，不知由誰去負責或是沒人管，員工彼此爭功諉過等，導致整體加盟體系工作士氣低落的情事發生。
　

工作說明書撰寫實務案例及知識(3)餐館業(採購管理及庫房管理)績效評估標準
一、餐館業(採購管理)工作說明書：
採購員職責
(1)根據各單位訂單需求，每日完成與廠商訂購。
(2)進行貨品的收貨及驗收工作。
(3)依料品之特性，完成驗貨。
(4)瑕疵品的退(換)貨動作。
(6)確實紀錄採買紀錄表及盤點表。
採購管理績效評估標準
(1)採購前先做確認。
(2)以最適當的價格採買符合公司要求的物品品質。
(3)物品送到後確認品質及數量。
(4)確實紀錄溫度紀錄表及盤點表。
(5)確認無誤後，分類擺放整齊做有效的分類儲存。
(6)落實周期性計劃採買工作，最合宜的時間採購物品。
(7)採買報帳，不拖帳、掛帳。
二、餐館業(庫房管理)工作說明書：
庫房管理員職責
(1)沒經過核准，任何人都不許進入，所有領料人都需拿領料單向庫房管理員領料並簽核。
(2)有效管理庫房空間、動線規劃，並且有效降低原物料的使用量。
(3)儲存場所依儲存料品之特性，應注意防潮、防晒、防雨、防塵等現象。
(4)乾料庫房與清潔用品庫房應分開。
(5)物品需標示清楚並擺放整齊。
(6)確實紀錄溫度紀錄表及盤點表。
庫房管理績效評估標準
(1)所有領料人都需拿領料單向庫房管理員領料並簽核。
(2)每日下班前作盤點，並立即作盤差調整及追查盤差原因。
(3)訂定且執行一循環盤點日數，嚴格及落實追查盤差原因，作好補正及防範。
(4)確實紀錄溫度紀錄表及盤點表。
(5)存場所依儲存料品之特性，分類擺放整齊並保持庫房清潔。
(6)貨品先進先出原則。
(7)沒經過核准，任何人都不許進入。
(8)降低庫存耗損率。
(9)月底盤存與庫存管理。
　